【業務効率化を実現】ファイル転送サービス利用の手引き/The Technology

業務を効率化したい

どこの企業であっても業務の効率化というのは大きな問題です。このサイトでは業務の効率化に貢献できるサービスとしてファイル転送サービスを紹介していきます。

ファイル転送サービスを選ぶポイント

容量を確認

ファイル転送サービスを利用のするのは容量の大きいファイルを送受信するためですよね。ですから、その送受信したいファイルがどのくらいの大きさかを確認して、利用するサービスと合っているかをチェックしましょう。有料転送サービスなら大きなファイルも転送できることが多いです。

セキュリティーレベルを見る

セキュリティーレベルはファイル転送サービスを利用する際に重要になってきます。機密情報をやりとりする企業では情報漏洩は命取りになりかね無いからです。利用するサービスのセキュリティーレベルは必ず確認しましょう。

速さ

大きなファイルを転送する際に気になるのが速さです。あまりに遅いと業務に支障をきたしますので、スピードが遅い場合はオプションを利用しましょう。

料金

料金にも幅があります。上記のポイントにあげたような機能が高いほど料金も上がる傾向にあるので、予算と相談して選びましょう。

ファイルを共有するために

ファイル

会社内でいろいろなファイルを共有している方は、それをそのまま顧客に見てもらえたら、やり取りが楽になると考える状況もあるでしょう。しかし、セキュリティを考えると、会社内のネットワークに顧客を参加させるわけにはいきません。もしも、顧客とファイルを共有したいのなら、ファイル転送サービスを使うのが、安全でとても楽な方法です。このサービスを利用すれば、顧客に見せたいファイルのみオンラインに保存することになるため、会社内のネットワークに参加させずとも、情報を共有できるようになります。上手く使えば、動画などの何十ギガもあるようなファイルも、共有できるので、映像作成を行う会社でも便利に使えるでしょう。もちろん、オンラインに保存したファイルにはパスワードを設定できるため、誰でも情報を共有できるわけではないので安心です。ただし、個人用のファイル転送サービスを使ったやり取りは、顧客に不安を与えることになるので、法人用のサービスを活用しましょう。

都合に合わせられる

ファイル

ファイル転送サービスのよいところは、相手の都合に合わせて、観覧してもらえることです。対面で会ってファイルを渡すのは、相手の時間を消費しますし、宅配で送ってしまっては営業時間以外は受け取ってもらえません。しかし、ファイル転送サービスなら、データをオンラインにアップロードすれば、好きなときに顧客に利用してもらえます。ただし、利用してもらうには最初にメールで、ダウンロード場所や設定したパスワードを知らせなければいけません。そのため、スマホ宛てのアドレスに、夜遅くにメールを送るなど、ビジネス的に考えて非常識なことは行わないようにしましょう。夜に送るのならば、パソコン用のメールアドレスであることを確認しておいたほうが余計なトラブルになりません。

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